Enviar correos masivos con adjuntos diferentes desde Excel, VBA y Outlook es algunas veces una necesidad, y nos preguntamos el porqué Microsoft no lo ha hecho, y es por esta razón, que aquí en el blog y en mi canal de youtube hemos hablado de este tema.
Previamente ya habíamos hecho un post relacionado con este tipo de combinación de herramientas (Word, Excel. Outlook), para enviar correo masivos, lo puedes ver aquí a continuación detallaremos una combinación de Excel y Outlook mediante una macro que nos permitirá enviar masivamente hasta 500 correos cada 24 horas con archivos adjuntos tomados de una carpeta.
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¿Cómo enviar correos desde excel?
El proceso de email desde excel requiere la comunicación con otras herramientas de Microsoft, específicamente de office, entre ellas podemos mencionar el cliente de correos Outlook (no confundir con la pagina web)
Para poder enviar correos desde excel con archivos adjuntos a diferentes cuentas debemos usar codificación de lenguajes de macros más conocido como vba.
Nosotros a continuación daremos la solución para que puedas enviar correos desde una plantilla que contendrá el listado de destinatarios principales, el listado de archivos que se quieren adjuntar y las cuentas de correo a las cuales se les quiere hacer una copia o una copia oculta.
¿Cómo funciona la macro para enviar correos?
Lo primero que debemos entender es que la plantilla utiliza una macro, la cual se conecta a outlook mediante una librería, la cual nos permite utilizar todas las funciones del cliente de correo outlook para enviar email masivos.
Lo primero que debemos revisar es que los archivos que queremos adjuntar deben estar en una carpeta definida previamente y estos archivos pueden ser de cualquier tipo
Aprende a combinar correspondencia en documentos separados
posteriormente, debemos incluir el siguiente código de macros en la plantilla
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Por ultimo agregamos un botón o una auto-forma para ejecutar la macro y empezar el envío de los correos masivos
Funciones varias de la plantilla para enviar correos
1. Enviar el correo a más de un destinatario
Para enviar un email a mas de un destinatario usamos el símbolo punto y coma “;” entre cada cuenta de correo, funciona incluso para los destinatarios CC y CCO.
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2. Enviar copia del los Email a destinatarios CC y CCO
Esta característica facilita el proceso de verificación y seguimiento de los correos enviados ya que en ocasiones necesitamos enviar los correos a otras personas para que realicen un seguimiento o proceso de evidencia del trabajo
3. Personalizar el Asunto de cada correo
Sabemos que cada correo tiene un objetivo e incluso información base diferente es por eso que la plantilla te permite incluir un asunto diferente para cada destinatario, y se realiza mediante una columna dentro de la plantilla.
4. Adjuntar mas de un archivo
1. Preparar la hoja de Excel:
Antes de todo, asegúrate de que tu hoja de Excel esté organizada y contenga toda la información necesaria para enviar los correos. Esto incluye:
- Direcciones de correo electrónico del destinatario en una columna.
- Nombres de los archivos a adjuntar, separados por un delimitador específico (como una barra vertical
|), en otra columna. - Asunto, cuerpo del mensaje, CC, y BCC (opcional), cada uno en su propia columna.
2. Seleccionar la carpeta con los archivos:
La macro debe permitir al usuario seleccionar la carpeta donde se encuentran los archivos a adjuntar. Esto se hace típicamente usando un cuadro de diálogo para seleccionar carpetas.
3. Leer y procesar cada fila de la hoja:
La macro debe iterar a través de cada fila de la hoja de Excel que contiene los datos del correo. Para cada fila:
- Crear un nuevo correo electrónico.
- Leer los nombres de los archivos a adjuntar de la celda correspondiente y dividirlos usando el delimitador definido (
|).
4. Buscar y adjuntar los archivos:
Para cada nombre de archivo especificado en la hoja:
- Buscar el archivo en la carpeta seleccionada.
- Si el archivo existe, adjuntarlo al correo electrónico.
- Es importante asegurarse de que el nombre del archivo en la hoja coincida exactamente con el nombre del archivo en la carpeta.
5. Personalización del cuerpo del correo
Esta función la puedes usar de dos maneras la primera simplemente desde el código vba de la macro para enviar correos masivos.
Incluso podrás incluir código HTML para personalizar tu mensaje
La segunda es configurando la anterior línea de código para que puedas personalizar el cuerpo del correos en una columna.
